Il task management oggi serve come il pane.

L’instructional Designer è un freelance abituato a lavorare su più progetti e con vari committenti. Impara a sviluppare delle skills manageriali direttamente sul campo, costruendosi un proprio modus operandi che lo contraddistingue, orientato all’ottimizzazione del lavoro e al conseguimento degli obiettivi.

Quando si lavora su progetti complessi, quali sono quelli di sviluppo contenuti per l’e-learning, molte sono le variabili in gioco che possono influire sulla qualità, sul costo e sulla durata del progetto: tutti questi elementi vanno debitamente tenuti in conto e vanno gestiti dall’Instructional Designer, che, in qualche modo, diventa una sorta di Project Manager di se stesso.

Solitamente lo sviluppo di un corso e-learning segue per sommi capi queste fasi:

1. primo contatto col cliente e definizione delle caratteristiche e degli obiettivi del progetto;
2. statuizione della durata e del prezzo della prestazione, nonchè della modalità di consegna del lavoro;
3. sottoscrizione del contratto e avvio delle lavorazioni;
4. rispetto di uno scadenziario (in inglese, fa più figo “roadmap“);
5. verifica in itinere del raggiungimento degli obiettivi;
6. consegna finale e incasso del corrispettivo (si spera);
7. follow-up, ossia consolidamento delle conoscenze e competenze nello sviluppo e-learning relative al progetto conclusosi.

Dal monento che l’Instructional Designer è chiamato spesso a produrre i contenuti con relativa velocità, egli solitamente si avvale anche della collaborazione di altri colleghi e deve perciò coordinarsi fra cliente e altri collaboratori per il raggiungimento degli obiettivi, dati i vincoli che sono noti sin dall’inzio; deve inoltre essere pronto a rispondere ad eventuali criticità che possono emergere durante lo sviluppo, rispondendo con competenza. Non è un mestiere facile!

Cosa si può fare per aiutare l’Instructional Designer ad essere più efficiente (e quindi anche efficace) nel suo lavoro?

Certamente è possibile suggerire una strategia di task management (attenzione: task e non project management e vedremo fra poco perchè…) in grado di offrire una visualizzazione semplificata dei compiti da svolgere sotto pressione. E’ chiaro che la presenza di più commesse su un solo soggetto ha un limite oggettivo che consiste nella sua capacità individuale di evadere le richieste: per questo motivo il project management si sposa bene con una realtà di produzione e-learning più strutturata su una pluralità di soggetti (come una società o comunque un collettivo di sviluppatori), mentre il task management si sposa alla figura del singolo freelance. L’approccio orientato alla gestione dei task in pratica prende a riferimento l’impossibilità per il singolo di poter gestire più di tre o quattro progetti contemporaneamente (a meno che non si tratti di Superman…).

Per saperne di più: www.formediaconsulting.it

Personalmente ho sviluppato un approccio di task management, che deriva da un modello di Michael Lineberger, autore del meglio noto “Total Workday Control“. Nella sua versione semplificata è noto anche come il metodo “The One Minute To-Do List”. Lo ritengo semplicemente geniale e ne esiste una versione cartacea e una versione da applicarsi ad Outlook. Ho fatto solo dei piccoli adattamenti al modello e l’ho reso graficamente più funzionale. Ma il funzionamento è semplice e di immediata efficacia. Se vuoi scaricare il pdf da stampare e usare nel tuo ufficio, prelevalo pure alla fine di questo post. Ma prima, lascia che ti dia qualche istruzione su come usarlo correttamente.

L’intero sistema fa perno su un solo criterio in base al quale stabilire le priorità dei task: l’urgenza.

Attenzione: quando siamo sotto pressione tutto è urgente, ma esiste, secondo Lineberger, un strumento che ci consente di semplificare e chiarire a noi stessi l’urgenza di un task rispetto ad un altro. Ed è quello di suddividere la linea temporale in tre aree:

• l’area “Critical Now“, ossia il qui e ora, l'”oggi”;
• l’area “Opportunity Now“, ossia da oggi a dieci giorni da oggi;
• l’area “Over the Horizon“, ossia oltre dieci giorni da oggi.

schema-task-management

L’area del Critical Now risponde ad una semplice domanda, secondo Linenberger: “Cosa devo fare oggi, assolutamente oggi, al punto che non andrei a dormire, non tornerei a casa, non farei altro finchè l’ho concluso, senza possibilità di rimandare a domani?“.

Questa domanda impone un processo di discriminazione netto, per cui all’oggi è possibile  attribuire solo i task assolutamente non rimandabili, nemmeno a domani, che di solito solo pochi, perchè di fatto, oltre un certo numero, è ragionevole che il resto dei task possa essere almeno rinviato all’indomani, se non oltre.

Escludendo i task dell’oggi, dell’ “assolutamente oggi” e perciò “critici”, passiamo ai compiti che hanno per noi una rilevanza e un minor grado di urgenza, ma che hanno un impatto a breve termine: tale impatto di solito è percepito mentalmente entro i dieci giorni da oggi. Quindi tali task non sono urgenti, come quelli critici, ma rappresentano un’opportunità, in quanto, eliminati i task urgenti, possiamo procedere alla “promozione” dei task meno urgenti… Si, ma quali? Sempre quelli che rispondono al criterio di urgenza, unico vero discriminante.

Tutti i task il cui impatto è poco percepibile oggi ed entro dieci giorni da oggi e che comunque possono essere rimandati senza particolari danni, possono essere rinviati a oltre il nostro orizzonte di impegno percepibile, pronti poi per essere “promossi e trasferiti nella sezione “Opportunity Now”, quando il loro impatto aumenterà nella nostra percezione. E così via, sempre in accordo al criterio di urgenza.

Ho compiuto un adattamento al sistema, perchè il modello di Lineberger ha un limite che consiste nel gestire poco bene i progetti, ossia una serie task tra loro collegati, spesso in termini sequenziali, quando sono da collocarsi nel medesimo arco temporale. E’ più complesso in tal caso gestire l’urgenza di task sequenziali afferenti a progetti paralleli. Del resto tale modello nasce come sistema di task management!

Quindi ho suddiviso tutti i task in due categorie: i task indipendenti, ossia tutti quei compiti che non sono riferibili in termini sequenziali ad un progetto, cioè non dipendono da altri task da un nesso di causalità/temporalità; i task di progetto che, per definizione, afferiscono ad un progetto ne seguono necessariamente un andamento temporale e sequenziale, collocandosi all’interno di una “catena sequenziale di task”. E’ ovvio che questo modello consente una gestione limitata a pochi progetti, perchè dà per assunto il fatto che a gestirli sia una sola persona. Per situazioni più complesse, è ovvio ricorrere a sistemi di project management più sofisticati, magari con l’uso di appositi software…

Le regole di questo sistema di task management sono semplici. Eccole:

1. Elencare tutti i task e classificarli  (suddividendoli fra task indipendenti e task di progetto);
2. Per ciascun progetto individuare il task di inizio e il task di fine esplicitandone le date;
3. Individuare per ciascun task di progetto la data di inizio, in modo che tutti i task afferenti al medesimo progetto possano essere eseguiti entro la data di consegna del progetto (deadline);
4. Inserire i task indipendenti e i task di progetto con data di inizio odierna nell’area “Critical Now”;
5. Inserire tutti task indipendenti (che non devono essere eseguiti necessariamente oggi, ma non più di dieci giorni da oggi) e i task di progetto (con scadenza entro dieci giorni da oggi) nell’area “Opportunity Now”;
6. Inserire tutti gli altri task nell’area “Over the Horizon”;
7. Nell’area Critical Now possono stare al massimo 5 task indipendenti e 2 task di progetto;
8. Nell’area Opportunity Now possono stare al massimo 20 task, con precedenza per i task di progetto;
9. Nell’area Over the Horizon devono stare tutti i task rimanenti.
10. Man mano che vengono eliminati i task dall’area Critical Now, è possibile “trasferire” i task dall’area Opportunity Now alla Critical Now, sempre nei limiti di numero massimo prefissati al punto 7.

Attenzione: Devi revisionare il Critical Now durante il giorno e aggiornarlo.

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Un’ultima regola che va applicata solo la prima volta (o quando ti incasini e non ti ritrovi più fra i task… succede anche ai migliori!): l’ho chiamata la regola dell’Hurry Up! Attento, applicala senza timore, perchè sta alla base di questo approccio di task management:

Dopo aver classificato tutti i task, ti troverai sicuramente molti task con scadenza “oggi”. Fatti coraggio, scegline solo 5 fra quelli davvero più urgenti e improrogabili. Gli altri spostali a domani anche a costo di richiamare gli interessati scusandoti per non essere riuscito entro oggi. Sarà un po’ doloroso, ma eliminerai la pressione. E così potrai concentrarti sui cinque task di oggi. Portandoli a termine.

Scarica pure il mio pdf: ti chiedo solo, se hai trovato utile questo articolo, di ricondividerlo sui social, per aiutare altri colleghi freelance nel loro lavoro. Grazie e… fammi sapere se l’hai trovato utile!