La gestione del tempo è un elemento cruciale per l’attività dell’eLearning Specialist: avere delle tecniche specifiche per la gestione del tempo rappresenta quel quid in più che consente al professionista di aumentare la produttività senza scadere in qualità. 

Ho affrontato diverse tematiche riguardanti le criticità e le opportunità del mestiere di freelance e, di  conseguenza, della vita tipica dell’eLearning Specialist che ha fatto questa scelta, potendo arricchire la sua professionalità attraverso una moltitudine di porgetti afferenti a differenti committenti.

Il vantaggio dell’eLearning Specialist sta proprio nel poter decidere come organizzarsi giorno per giorno, ma ciò non rappresenta un punto di partenza, piuttosto un punto di arrivo: cioè, si impara, nel tempo, a gestire gli impegni, a distribuirli nella settimana, a dire di no, a rinviare quando opportuno e a sacrificarsi quando necessario. La responsabilità è solo nostra.

Per una buona gestione del tempo, è necessario dotarsi di una serie di tecniche e di strumenti idonei, che ci facciano riflettere sulla qualità dei singoli compiti (task) e ci consentano un’agevole collaborazione degli stessi nel calendario settimanale.

E’ importante anche distinguere gli impegni importanti da quelli meno importanti, quelli urgenti, da quelli meno urgenti, al fine di sfoltire la lista delle cose da fare (la cosiddetta “to do list”) e concentrarci davvero su ciò che conta: que-sto significa aumentare la produttività a parità di tempo disponibile. Ma significa anche risparmio di energie emotive e di denaro, perché avremo impiegato il minor tempo possibile per ottenere i nostri obiettivi.

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La gestione del tempo con la matrice di Einsenahuer
Esistono vari strumenti per la gestione del tempo. Quello forse più noto e utile per scremare i task e poterli collocare utilmente in agenda è la cosiddetta “matrice di Einsenauher”, ossia una griglia a quattro quadranti nei quali sono collocati i singoli impegni, classificati secondo quattro criteri:

• importanti e urgenti;
• importanti ma non urgenti;
• non Importanti, ma urgenti;
• né importanti, né urgenti.
 
Le quattro combinazioni individuano quattro quadranti, all’interno dei quali andremo a collocare ogni singolo task, ridefinendolo e collocandolo opportunamente nel tempo a nostra disposizione.

Task importanti e urgenti (crisi)
Il primo quadrante è quello della crisi, cioè raccoglie tutti quei task ca-ratterizzati dalla compresenza dell’urgenza e dell’importanza: se è urgen-te e importante devi farlo adesso, non puoi rimandare o rischi un danno. Inoltre questo genere di compito non è delegabile, devi farlo di persona, data la de-licatezza del compito stesso.

Task importanti, ma non urgenti (qualità)
Il secondo quadrante classifica la qualità, ossia qui trovano accoglienza tutti quei task che sono importanti, ma non urgenti. Ciò significa che la maggiore disponibilità di tempo (visto la minor urgenza) consente di dedicarsi a questi compiti in modo adeguato: sono attività comunque che hanno un ruolo prioritario, perché classificate come importanti e non sono quindi rimandabi-li più di tanto.

Task non importanti, ma urgenti (delegabili)
Il terzo quadrante è detto dell’inganno, perché qui si collocano tutti quei task che si caratterizzano per urgenza, ma hanno scarsa importanza. Si tratta di compiti di routine, che vanno eseguiti al più presto, ma non caratterizzano l’attività principale, non hanno un ruolo fondamentale per il benessere dell’attività. La scarsa importanza e l’urgenza dei questi task consiglia fortemente la loro delegabilità a terzi, con conseguente liberazione di tempo per te.

Task non importanti e non urgenti (spreco)
L’ultimo quadrante è detto dello spreco, perché accoglie un insieme di task né importanti né urgenti, la cui esistenza deve essere messa in dubbio. Siamo sicuri che siano effettivamente rilevanti questi task? Sarebbe molto meglio eliminarli, o al massimo delegarli. Non devono impiegare tempo e risorse significative, data la loro scarsa rilevanza.

Qual è la strategia vincente nella gestione del tempo?

Beh, è visivamente immediato capirlo: devi occuparti il più possibile del quadrante della qualità.

Se ti occupi dei task importanti con la dovuta costanza, libererai il tuo tempo, perché potrai delegare a terzi i task meno importanti ma urgenti, eliminando i task inutili o poco produttivi, evitando di incappare in situazioni di crisi per aver procrastinato troppo i compiti importanti, al punto da farli diventare anche urgenti.

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