Ti ho già parlato dell‘importanza del portfolio per un professionista come l’Instructional Designer o il Content Developer. È uno strumento indispensabile in genere per qualsiasi professionista che sia in cerca di nuove opportunità e voglia presentarsi sul mercato con un minimo di credibilità e potere negoziale nei confronti dei nuovi clienti potenziali.

Il portfolio di fatto è una raccolta organizzata dei precedenti lavori eseguiti per i vari committenti, che evidenzi le capacità del professionista, le caratteristiche dei singoli lavori, la durata dell’incarico e la qualità delle varie commesse. Di solito è proprio sul portfolio che si concentra il colloquio di selezione o comunque il primo contatto concreto fra Instructional Designer e cliente: attraverso le importanti informazioni contenute nel portfolio, il cliente si forma una prima impressione del professionista e su tali lavori cercherà di interrogarlo, per capire effettivamente il valore del suo coinvolgimento. È ovvio dunque che la costruzione del portfolio costituisce per chiunque si occupi di attività creative, e di elearning in particolare, un’ottima strategia per condizionare il successivo colloquio col potenziale cliente: in altre parole, dal momento che sei tu l’autore del tuo portfolio, è bene che sia tu a costruirlo in modo intelligente, rendendolo presentabile e valorizzando i tuoi lavori migliori. Non sto dicendo che devi barare (tanto poi se ne accorgerebbero comunque…), piuttosto di prender consapevolezza della propria esperienza e delle proprie capacità in funzione delle attività fino ad oggi svolte e classificare i vari lavori, esprimendone punti positivi e negativi, raccogliendo elementi multimediali, link, elementi cartacei, referenze (che non sono le raccomandazioni “all’italiana”!) e ogni altro elemento a corredo.

Costruire un portfolio non è un’attività autocelebrativa e, sebbene le modalità di costruzione di questa raccolta di esperienze siano soggettive, è bene effettuare questa operazione nell’ottica di chi dovrà poi ricevere il curriculum o comunque nell’ottica del destinatario della nostra proposta. Quanto più riuscirai a carpire le esigenze del cliente potenziale e adeguare il portfolio alla sua vision, tanto più avrai probabilità di conquistare il cliente e ottenere un contratto. Eh si, perché non si personalizza solo il curriculum vitae (dò per scontato che ormai tutti sappiano che il cv debba essere tarato sulla base della posizione per cui ci si candida), la cosa importante è che anche il portfolio deve essere adeguato al nostro interlocutore, valorizzando quei lavori più in linea con le esigenze emerse o addirittura evidenti del futuro cliente.

E’ importante prepararsi alle possibili domande che l’interlocutore (sia esso il CEO o il selezionatore del personale) ti rivolgerà in merito alla tua esperienza e anche alle singole attività documentate: è ovvio che per ciascun lavoro vi saranno elementi positivi e negativi e non dovrai sottrarti dall’evidenziare le criticità di ciascuno, magari non giustificandoti, ma spiegando come avresti voluto svolgere quel determinato task e invece il cliente desiderava altro, piuttosto che recriminare contro i precedenti committenti o autocelebrare le tue doti potenziali.

Ma veniamo alla pratica. Come si costruisce un portfolio? Beh, non esistono delle regole universali né modelli europei (per fortuna, almeno per il portfolio ci hanno risparmiato inutili spazi predefiniti da riempire). Tuttavia bisogna seguire dei principi, una logica di fondo, che poi dovrà sorreggere tutto l’impianto illustrativo.

Per saperne di più: www.formediaconsulting.it

Ecco dunque i punti cardine:

1. individua il settore di appartenenza del cliente e il suo potenziale fabbisogno attuale (“perché dovrebbero essere interessati a me?”);
2. seleziona, fra le tue esperienze passate, quelle più in linea col settore / fabbisogno potenziale del cliente;
3. comincia col descrivere tali esperienze rilevanti, cercando di raccogliere quanti più elementi su di esse (prodotti multimediali, cartaceo, link, referenze, nome del committente, periodo di riferimento, tipo di collaborazione, contatti rilevanti dell’azienda che possano confermare le tue abilità);
4. inserisci nel documento la descrizione sintetica di tale esperienza (corredandola degli elementi suddetti) ed evidenziando cosa ti ha insegnato, cosa ti ha lasciato quella esperienza, perché è stata formativa per te, quali competenze hai maturato;
5. inserisci poi eventuali criticità che hai riscontrato e se sei riuscito a risolverle (anche parzialmente), possibilmente fornendo dati di riferimento il più possibile oggettivi;
6. passa alla successiva esperienza in ordine di importanza.

E così fino alla meno rilevante (a cui puoi dedicare proporzionalmente meno spazio).

La costruzione di un portfolio però implica l’adozione di alcune strategie fondamentali, per garantirsi quel flusso di informazioni che ti ho descritto in precedenza. Infatti, potresti a questo punto chiederti: “Si, ma come faccio a sapere quali risultati in termini numerici ho ottenuto?” Oppure: “Ma come faccio a ricordarmi i nomi delle persone con cui ho lavorato tre anni fa solo per un mese?”. Oppure ancora: “Ma io non possiedo referenze da parte di quel CEO, anche se so che mi stimava tanto…”.

Per evitare di ritrovarsi con tante belle esperienze e poco materiale per raccontarle e renderle di valore, è importante giocare d’anticipo. Ecco cosa puoi fare:

1. per ogni contratto di collaborazione che stipuli fa’ inserire al suo interno una clausola che ti garantisca, in caso di soddisfazione, il rilascio di una o più referenze da parte dei soggetti dell’azienda cliente circa l’attività svolta presso la loro organizzazione, nonché eventuali dati di contesto prima e dopo il tuo intervento, a dimostrazione dell’efficacia della tua attività nella risoluzione del problema;
2. fa’ inserire nel contratto (oppure chiedi dopo, a tuo rischio e pericolo), l’utilizzo anche parziale del materiale che svilupperai, al solo scopo autopromozionale e/o documentario della tua professionalità. Spesso il cliente è restìo a concedere questo genere di autorizzazione, ma se ti impegni per iscritto ad utilizzarlo per motivi di autopromozione, di solito accetta; in alternativa, provvedi a creare un apposito modulo, una sorta di “liberatoria” (chiedi al tuo legale di fiducia di dargli uno sguardo);
3. cerca di raccogliere i dati di tutti i contatti dell’azienda cliente con cui collabori, perché loro potranno rilasciarti, al termine della collaborazione, una referenza scritta molto preziosa. Inoltre potrai utilizzare i loro dati per fornirli come credenziale al prossimo cliente che voglia chiedere conferma della tua professionalità;
4. cerca di documentare la tua attività, producendo una sorta di “working paper” o “caso studio” su ciò che stai svolgendo, coinvolgendo direttamente il management. Questo stratagemma ti consentirà di far sentire protagonista di un processo scientifico/divulgativo e autopromozionale l’organizzazione presso cui lavori (dal momento che tale lavoro poi verrà pubblicato su una rivista di settore o presentato ad un convegno, per esempio, oppure sul tuo sito o sul blog aziendale) e dall’altro avrai una testimonianza valida del tuo lavoro, già approvata dal committente!

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