La domanda è banale, ma solo in apparenza. Il problema della gestione del tempo e delle scadenze all’interno di un progetto e-learning è un aspetto che ogni Instructional Designer e Content Developer è chiamato a fronteggiare – ahimè – spesso senza trovare mai una quadra.

Nella mia esperienza, per quanto si possa programmare in dettaglio l’attività di progettazione e sviluppo di un corso elearning, prima o poi, usciranno fuori le solite variabili incontrollabili (o comunque difficili da “domare”)! Non è solo una questione di project management (che comunque aiuta molto): la creazione di un corso online, se fatta bene e secondo criteri di qualità, ha delle caratteristiche peculiari, proprio per la sua intrinseca complessità, che non dipende (entro certi limiti) dalla durata finale del corso, ma ovviamente dai contenuti dello stesso, dall’approccio didattico, insomma dall’impostazione generale del corso stesso.

Hai presente quelli che dicono: “Eh! Ma che ci vuole a fare una foto! Ti metti lì, scatti ed è fatta! Che vai a fare dal fotografo!” Ne conosco tanti che la pensano così, sono quelli che hanno il solito “cugggino” (con tre “g”, hai letto bene!) che sa fare tutto: il sito web, le foto, le app…e che poi, qualche mese dopo, ti raccontano della fregatura che hanno preso, dei soldi che hanno buttato oppure ti confessano che non sono mai partiti con la loro idea. Il tempo, almeno in queste cose, è signore. Ma è anche temerario e non sente ragioni, almeno con quelli – e non sono pochi – che il loro lavoro vogliono farlo seriamente e bene.

Tornando all’e-learning, mi sono imbattuto di recente in un saggio di Bryan Chapman dal titolo “How Long Does It Take to Create Learning?”, nel quale l’autore, a seguito di un’approfondita ricerca, sostiene che mediamente per produrre un corso di formazione di media complessità della durata di un’ora siano necessarie 180 ore di lavoro! Non è un’esagerazione: i dati parlano chiaro e ti invito a leggere il saggio per capire come si arrivi a questa conclusione.

Il punto su cui voglio soffermarmi qui non è tuttavia il “numero di ore”, quanto piuttosto la diffusa incapacità del grande pubblico di capire e stimare correttamente il tempo medio necessario alla produzione di un corso e-learning. Voglio evidenziare la grande variabilità che un progetto e-learning implica in termini temporali, perchè si tratta di un’attività intrinsecamente complessa, che richiede una serie di passaggi e delle revisioni che impattano in modo significativo sui tempi complessivi.

I fattori che maggiormente influenzano la stima dei tempi (e dei costi) sono:

• la gestione delle priorità, ovvero le scadenze concordate col committente, in ragione del lavoro complessivo da svolgere. Tutti i membri dello staff responsabili della produzione del corso e-learning devono essere focalizzati sul progetto e garantire il loro impegno con risultati ad ogni scadenza concordata. Anche questa osservazione può apparire un po’ banale, ma se si pensa al fatto che nel nostro settore il lavoro in remoto è praticamente un “must”, il coordinamento di team virtuali introduce un ulteriore elemento di complessità gestionale all’interno del processo produttivo, di cui bisogna tenere conto. Ancor di più quando, grazie alle tecnologie, i team si avvalgono della collaborazione preziosa di esperti esteri (che hanno i loro fusi orari!!!) e che quindi devono coordinarsi con l’intero progetto (orari dei meeting online, scadenze, tempistiche etc…). Il lavoro in remoto, peraltro, ha una componente un po’ isolante che può rendere più arido il lavoro a distanza e tendenzialmente meno partecipativo il team di lavoro, con importanti riverberi sulla produzione. E’ importante allora introdurre dei meeting in presenza – magari una volta al mese o ogni due mesi – laddove sia possibile, per favorire anche la socialità, rafforzare i legami, dare concretezza al contributo individuale e festeggiare i traguardi intermedi;

• la gestione delle revisioni da parte del cliente. Una parte irrunciabile del processo di produzione è quella dedicata ai cicli di revisione del contenuto da parte del cliente: possono essere molto impegnativi e richiedere molto tempo. Il rischio di impantanarsi è molto alto, laddove sin dall’inizio non si sia chiarito bene in dettaglio il progetto. Per ogni revisione prevista è necessario stimare un numero di giorni aggiuntivi per la produzione complessiva. E’ importante minimizzare i cicli di revisione, perchè spesso capita di dover coinvolgere più membri del team per delle correzioni e il mancato coordinamento può comportare delle lungaggini davvero insopportabili, con sovrapposizioni e rettifiche insufficienti o non congrue rispetto alle richieste del cliente. I cicli di revisione devono avere un tempo predefinito e devono coinvolgere possibilmente in un’unica tornata tutti i soggetti coinvolti. Anche il cliente deve essere informato che tale attività, sebbene necessaria, deve essere svolta entro certi limiti di tempo e di dettaglio, salvo rinegoziazione delle tempistiche e dei costi prestabiliti.

• reperibilità delle risorse umane coinvolte nel processo di produzione. Abbiamo già detto dell’importanza di un team affiatato e coordinato. Ancor di più quando il team è distribuito, cioè sostanzialmente è un team virtuale. La disponibilità del team è essenziale per favorire il coordinamento e rispettare le tempistiche. Capita molto spesso che, conclusa una prima consegna e avviato un primo ciclo di revisione, il cliente tardi ad evidenziare le correzioni e, una volta ottenute le indicazioni, non sia poi disponibile il content developer (perchè magari in quel frangente è impegnato in altri progetti) oppure il voiceover si trova all’estero e non può essere d’aiuto. Meglio evitare tutto questo e garantirsi che tutti i membri dello staff godano di un set di competenze digitali suifficienti per essere disponibii worldwide, nei limiti della decenza.

E adesso.. alcuni suggerimenti “all’italiana”

Per quanto “rapid” sia il tuo e-learning, il tempo va gestito con serietà, proprio perchè “rapid” implica – a maggior ragione – il coordinamento di risorse umane, di competenze, di professionalità orientate al raggiungimento del tuo obiettivo: se l’obiettivo è complesso, se l’approccio didattico richiede una certa lavorazione, è ovvio che vi possano essere dei rischi di “profittabilità”. In altri termini, se si è concordato un budget col cliente e i tempi si allungano terribilmente, l’intero progetto alla fine risulterà antieconomico e frustrante! La stima iniziale dei tempi (e quindi dei costi) è fondamentale e si scontra spesso con le logiche del mercato “just in time”, che pretendono un corso e-learning da progettare già “pronto per ieri!” (sigh!) a costi vergognosamente improponibili.

Per quello che vale il mio pensiero, credo che questa anomalia (tutta italiana, a dire la verità, con le dovute e rispettabili eccezioni) sia dovuta alla scarsa percezione della complessità del lavoro richiesto ed è quindi – alla fine – riconducibile alle scarse competenze digitali della committenza. Mi dispiace dirlo, ma così come non penserei mai di fare uno scatto fotografico alla “Steve McCurry” dopo un mese che armeggio con la mia reflex, allo stesso modo chiunque dovrebbe capire che utilizzare Articulate Storyline o iSpring piuttosto che Adobe Captivate da un mese non equivale ad essere un mago dell’e-elearning! Questo messaggio non passa, ma forse vi è una speranza: nel settore e-learning non conosco “cugggini”!!!! Probabilmente anche loro hanno rifiutato la sfida…! Senza amici e parenti bravissimi che sanno fare tutto e non si fanno pagare nulla, il mercato è costretto a riconoscere necessariamente la complessità del lavoro: l’importante è che l’Instructional Designer trasmetta questo messaggio prima di iniziare la negoziazione e stimando correttamente le ore di lavoro a fronte delle “ore di prodotto finito”.

Per saperne di più: www.formediaconsulting.it

Ho dato già questo consiglio in un altro mio post, che ti suggerisco di leggere. Qui però aggiungo una postilla: trasforma il tuo preventivo! Si, hai capito bene: nel tuo preventivo, a fronte delle ore finali di prodotto, indica le ore stimate di lavoro e applica il costo orario della tua prestazione. Ovviamente sei libero di applicare il prezzo finale che vuoi, per restare competitivo sul mercato (sono realista!), ma almeno evidenzia il valore e la quantità del lavoro effettivamente richiesto. Ti servirà a due cose: 1) a riconoscere a te stesso la complessità e la durata reale del lavoro che andrai a svolgere; 2) a comunicare a terzi il senso del tuo lavoro e il valore del tuo impegno. Se non lo metti in evidenza tu, perchè dovrebbero farlo gli altri?

Un altro consiglio, che riguarda i cicli di revisione, vera “bestia nera” di ogni e-learning project manager: il segreto sta nel contratto! Sì, nel contratto: inserisci una clausola relativa al rispetto delle tempistiche di revisione a carico del cliente. Se il cliente non consegna entro un certo tot di giorni, la consegna si dà per approvata e una modifica successiva verrà fatturata come lavoro aggiuntivo. Vedrai come si sbrigano! E tu potrai garantire scadenze più realistiche. Ricorda che uno dei fattori (che nella parte iniziale di questo mio contributo non troverai) responsabili dell’allungamento delle tempistiche è la mancata o scarsa negoziazione delle gestione dei ritardi a livello contrattuale: il cliente, seppur in buona fede, spesso incide significativamente sulle stesse scadenze che pretende siano rispettate da te! Non dimenticarlo!

Cosa ne pensi? Aspetto i tuoi commenti qui sotto. Alla prossima!

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