Il ruolo dell’Instructional Designer implica molte competenze, che non riguardano solo la conoscenza approfondita dell’e-learning. Per gestire un progetto e-learning, un Instructional Designer dovrà anche avere le competenze di un project manager, così da costruire un corso di successo.

Gestire un progetto di eLearning dall’inizio alla fine richiede una grande responsabilità, ecco alcune linee guida per aiutarti a gestire un progetto eLearning che abbia successo.

Avviare il progetto

a. Avere chiara la gerarchia

Sapere qual è la gerarchia che supervisiona la gestione del tuo progetto eLearning è essenziale. È necessario che tu conosca a chi dovrai rivolgerti per l’eventuale approvazione finale, prima del lancio del corso, e quali criteri dovranno essere rispettati all’interno dell’organizzazione.

b. Visione condivisa dei risultati attesi

Comprendere cosa intende il tuo cliente per raggiungimento degli obiettivi e quindi come interpreta il successo del corso eLearning significa avere una visione condivisa degli obiettivi. Il tuo lavoro come Instructional Designer sarà infatti giudicato in base ad un criterio del tuo cliente e non solamente in base a ciò che tu consideri come soddisfacente. Sai cosa si aspetta il tuo cliente?

Definisci insieme al tuo cliente gli obiettivi, i tempi e i risultati attesi, che riporterai in un documento di sintesi che servirà sia a te che al tuo cliente per misurare il successo del progetto.

c. Definire gli obiettivi di apprendimento

Definire gli obiettivi di apprendimento è essenziale per gestire un progetto eLearning. Gli obiettivi di apprendimento sono essenziali per pianificare i contenuti del tuo corso, quindi come fare? Occorre chiedersi Cosa e Chi: Chi dovrà imparare e Cosa dovrà imparare? Cosa hanno bisogno di sapere gli studenti prima di imparare?

d. Criticità di tipo tecnologico

Quando progetti un corso eLearning è essenziale assicurarsi che il corso funzioni in maniera adeguata su diversi supporti hardware e che non si presentino problemi di software. Occorrerà quindi accertarsi che i dipendenti abbiano accesso alla strumentazione tecnologica adatta (computer, dispositivi mobili, altoparlanti, cuffie), se è necessario che ci sia un luogo a disposizione per il corso eLearning e se la piattaforma che utilizzi ti consente di controllare il completamento del corso.

I problemi tecnici possono avere un impatto non indifferente sul successo di un corso eLearning, quindi la collaborazione con il personale tecnico o l’amministratore del LMS è essenziale per capire quali problemi potrebbero sorgere ed essere in grado di prevenirli e risolverli.

La pianificazione di un progetto

Per iniziare a pianificare il tuo progetto eLearning dovrai definire i compiti da svolgere, stabilirne la durata e organizzare le risorse per svolgerli.

a. Programma

È importante stabilire scadenze e date che siano realistiche, affinché il tuo progetto eLearning venga avviato e completato nei tempi previsti. Come fare?

È necessario seguire dei passaggi ben precisi:

• avere chiaro il prodotto finale;
• definire le tappe principali della pianificazione e consegna del progetto;
• concordare le scadenze con il cliente, anche in merito a materiale o altro che è sua responsabilità fornire;
• pianificare del tempo per le correzioni dopo la revisione;
• riservare del tempo alla fine di ogni fase principale da dedicare ad eventuali problemi o imprevisti.

b. Creare un team

Per la pianificazione di un progetto è essenziale avere un team di persone che lavoreranno alle diverse fasi o forniranno il feedback necessario. In generale sono quattro le aree in cui lavorerà il team: amministrazione e supervisione, creazione di contenuti, progettazione multimediale e sviluppo del corso. Se ricorri a risorse umane esterne, tieni in considerazione che avrai probabilmente bisogno di più tempo per interfacciarti con loro, cosa che influirà sulla tempistica generale del progetto.

Implementazione del progetto

a. Processo flessibile

Qualunque progetto è soggetto a cambiamenti o modifiche in itinere, ma occorre sapere gestirli rispettando budget e tempistiche.

Chiarisci sempre con il tuo cliente le sue esigenze riguardo il percorso eLearning e quanta flessibilità ti è concessa riguardo i fattori che maggiormente rappresentano un limite per il progetto: ambito, risorse e pianificazione.

Raccogliere feedback durante la fase di Beta Test del percorso è più utile proprio perché consente di apportare modifiche prima che il corso venga lanciato e non alla fine, quando sarebbe più costoso e difficile da fare.

b. Comunicare in maniera efficace e trasparente

Un bravo project manager deve sapere comunicare le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto. È bene concordare con il tuo cliente e il tuo team come comunicare, anche in base alle loro preferenze di comunicazione, tenendo presente quali sono i compiti svolti da ognuno. Una buona strategia di comunicazione è alla base del successo di qualunque progetto.

c. Un processo di revisione efficace

La revisione di un progetto è una parte essenziale per proseguire nel lavoro ed è assolutamente necessario che il feedback raccolto non diventi un ostacolo ma una risorsa. Come?

• Chiarire il processo di revisione per ogni fase con chi avrà il ruolo di revisore: devono essere chiari i criteri sul feedback da fornire e quali sono i commenti che ci si aspetta di ottenere.
• Usare uno strumento condiviso per la revisione, su cui far convergere i commenti: in questo modo si potrà discutere e trovare una soluzione condivisa a problematiche emerse.

Finalizzazione del progetto

a. Pianificare la chiusura del progetto

Quando un progetto potrà dirsi terminato? Al momento del lancio del corso o quando è pronto per il lancio sulla piattaforma LMS prescelta? È importante concordare con il tuo cliente cosa si intende per chiusura del progetto, per evitare di andare incontro a inutili divergenze che si tradurrebbero in ulteriori costi e tempi di implementazione.

Pensare ad una checklist che ti consenta di fare il punto della situazione può essere utile. In questo modo potrai avere sotto controllo le varie fasi, come ad esempio:

• Firma di accettazione
• Lancio del progetto
• Corretto funzionamento nel LMS
• Comunicazione del corso
• Consegna del corso completo al cliente
• Consegna di tutti i documenti originali al cliente
• Adempimento di tutte le pratiche richieste
• Accordi per assistenza e aggiornamento del corso

b. Resoconto di fine progetto

Ottenere un feedback dal cliente una volta che il progetto è terminato è importante per comprendere cosa ha funzionato e cosa invece deve essere migliorato nel piano di gestione dei progetti. Disporre un piano progetto concordato con il cliente e avere un feedback in base a questo è un ottimo punto di partenza per dialogare con il cliente stesso e mostrare il lavoro eseguito e per ottenere un feedback ragionato, utile per il futuro.

Gestire un progetto eLearning che abbia successo richiede molte più competenze di quelle riferite alla sola sfera dell’eLearning. Ricordati quindi che per essere un bravo project manager occorre definire gli obiettivi giusti e riuscire a portare un progetto avanti dall’inizio alla fine, così da ottenere ottimi risultati e clienti soddisfatti.

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